Reforma Tributária: contador vira curador de dados fiscais – o que muda para sua empresa

A Reforma Tributária que avança no Brasil não se resume à redistribuição de alíquotas. Ela redefine o papel do contador, que deixa de ser simples executor da escrituração e assume a curadoria estratégica dos dados fiscais.

Com a unificação de tributos no modelo IBS e CBS, a apuração assistida impõe rigor na consistência das informações. Qualquer falha—no cadastro de clientes, na classificação de CFOP ou na integração de sistemas—pode gerar multas, glosas de créditos e prejuízos financeiros expressivos.

Neste artigo, você vai entender:

• O risco de penalidades decorrentes de dados inconsistentes;
• Como o novo modelo tributário altera processos e controles;
• O papel ampliado do contador como guardião da integridade fiscal.

O risco de penalidades: falhas em dados fiscais podem custar caro

Na apuração assistida do IBS e do CBS, cada divergência entre as informações enviadas e os parâmetros oficiais pode resultar em sanções imediatas. Imagine que um CFOP incorreto acabe classificando uma operação de compra de insumos como simples aquisição: a apuração automática irá glosar o crédito correspondente, impactando diretamente o fluxo de caixa.

Além da glosa de créditos, sua empresa está sujeita a multas e encargos que podem chegar a 150% do valor do tributo devido, sem contar juros e atualização monetária. Em casos mais graves, autuações fiscais podem se transformar em bloqueio de inscrições estaduais ou suspensão de benefícios fiscais, gerando custos adicionais e atrasos operacionais.

• Multas de 75% a 150% sobre o tributo apurado;
• Glosa total ou parcial de créditos fiscais;
• Juros diários e correção monetária sobre débitos;
• Suspensão de benefícios e bloqueio de inscrições fiscais.

Esses riscos evidenciam a necessidade de validação prévia e contínua dos dados fiscais, evitando prejuízos financeiros e danos à reputação da sua empresa.

O novo cenário tributário: IBS, CBS e apuração assistida

A Emenda Constitucional 132/2023 instituiu a unificação dos tributos indiretos no modelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), substituindo ICMS, ISS, PIS e Cofins. O objetivo é simplificar a estrutura tributária, evitando sobreposições de regras e alíquotas.

No novo cenário, as notas fiscais eletrônicas deverão destacar, de forma separada, os valores de IBS e CBS. Cada documento exigirá campos específicos para:

• Identificação do regime (IBS ou CBS);
• Classificação fiscal correta (CFOP e CST-IBS/CBS);
• Cálculo automático das bases de cálculo e alíquotas; e
• Detalhamento de créditos e débitos gerados.

A grande inovação é a apuração assistida: sistemas oficiais consolidados fazem uma pré-apuração dos tributos, gerando relatórios e janelas de validação para que as empresas corrijam inconsistências antes do fechamento do período.

Esse processo altera diretamente a emissão e o controle das NF-e, pois impõe:

• Revisão pontual de cadastros e classificações;
• Integração imediata entre ERPs e a base governamental; e
• Monitoramento contínuo dos eventos fiscais, com alertas em caso de divergências.

Com a apuração assistida, o envio de informações precisas torna-se imprescindível para evitar glosas e penalidades, elevando a qualidade dos dados fiscais de toda a cadeia produtiva.

Do escriturador ao curador: o novo papel do contador

Com a chegada do IBS e do CBS, o contador deixa de ser mero executor de lançamentos fiscais e assume o papel de curador de dados, atuando estrategicamente para garantir que cada informação reflita a realidade da operação. Essa transição exige domínio de processos de validação, conferência de elementos como CFOP, CST e alíquotas, além de monitoramento constante para detectar inconsistências antes que se transformem em penalidades.

Na prática, o curador de dados fiscais coordena fluxos de informação entre sistemas internos e bases oficiais, estabelecendo rotinas de revisão e auditoria que elevam o nível de confiabilidade das notas fiscais eletrônicas. Esse novo perfil exige competências analíticas, conhecimento em governança de dados e familiaridade com ferramentas de automação e ERPs.

• Mapear e validar cadastros de clientes, fornecedores e produtos;
• Classificar operações fiscais com precisão, evitando glosas e multas;
• Implementar controles e indicadores para rastreabilidade completa dos créditos;
• Promover atualização contínua frente a mudanças na legislação.

Ao assumir essa posição de guardião das informações fiscais, o contador se consolida como parceiro estratégico da empresa, assegurando integridade, transparência e eficiência tributária.

Governança de dados fiscais: base do compliance

Governança de dados fiscais é o conjunto estruturado de políticas, processos e responsabilidades que assegura a confiabilidade, a integridade e a rastreabilidade das informações tributárias. Mais do que simples recomendações, trata-se de um arcabouço formal que orienta todas as etapas de geração, tratamento e validação dos dados fiscais.

Numa estrutura robusta de governança, as políticas estabelecem critérios claros para classificação e registro das operações. Os processos detalham fluxos de trabalho, desde a captura de documentos até a apuração dos tributos. As responsabilidades definem quem deve executar, revisar e aprovar cada etapa, garantindo controle e transparência.

• Políticas: regras de cadastro, classificação e uso de CFOP, CST e alíquotas;
• Processos: procedimentos documentados de entrada, conferência e auditoria dos dados;
• Responsabilidades: papéis atribuídos para lançamento, revisão e aprovação;
• Monitoramento: indicadores e relatórios que detectam inconsistências em tempo real;
• Documentação: registro de evidências, normas internas e planos de correção.

Com essa base, a governança de dados fiscais garante compliance efetivo, previne glosas e sanções, e fortalece a credibilidade da empresa perante fisco e stakeholders.

Principais desafios na governança de dados

• Inconsistências cadastrais: informações desatualizadas ou divergentes nos registros de clientes, fornecedores e produtos;
• Classificações fiscais incorretas: uso indevido de CFOP, CST-IBS/CBS e alíquotas que geram glosas e penalidades;
• Falhas de integração entre sistemas: falta de comunicação eficiente entre ERPs, softwares de gestão e bases governamentais;
• Ausência de padronização de processos: procedimentos não documentados ou não uniformizados para entrada e validação de dados;
• Resistência cultural: adaptação lenta da equipe a novas rotinas de conferência e auditoria;
• Lacunas de treinamento: profissionais sem capacitação adequada em governança de dados e compliance fiscal;
• Monitoramento insuficiente: falta de indicadores e alertas para detectar divergências em tempo real;
• Atualizações legislativas constantes: necessidade de ajustar rapidamente políticas e processos a mudanças no regulamento.

Riscos de inconsistências: cadastros, CFOP e perda de crédito

Falhas na base de dados fiscais expõem a empresa a glosas de créditos, multas e autuações. Cada elemento – do cadastro de parceiros à classificação tributária – deve ser exato para evitar divergências que o fisco identifica automaticamente durante a apuração assistida.

• Cadastros inconsistentes: CNPJ, endereço ou natureza jurídica divergentes impedem o cruzamento correto de informações, resultando na glosa total de créditos ou exigência de retificação de notas.
• CFOP incorreto: Classificar uma operação de insumo como simples aquisição bloqueia o direito ao crédito e pode gerar autuações por subfaturamento de base de cálculo.
• CST-IBS/CBS inadequado: Uso errado de códigos de tributação inviabiliza o reconhecimento de débito e crédito, acarretando juros e multa sobre valores não declarados.
• Alíquotas e bases de cálculo fora de padrão: Erros na parametrização elevam indevidamente o imposto devido ou anulam créditos, penalizando o caixa da empresa.
• Classificação de produtos equivocada: NCM ou segmento incorretos geram divergências no monitoramento da cadeia, levando à rejeição de apuração e à necessidade de ajustes manuais.

Combinar processos de revisão periódica com sistemas integrados de validação reduz esses riscos, garantindo que cada dado fiscal seja confiável e auditável antes do envio ao fisco.

Como se adequar: práticas para garantir dados fiscais confiáveis

Para atender aos requisitos do IBS e CBS e minimizar inconsistências, é fundamental alinhar tecnologia, processos e pessoas. A seguir, apresentamos práticas que ajudam sua empresa a gerar dados fiscais precisos e auditáveis:

• Adote um ERP integrado: centralize cadastros, notas fiscais e apurações em um sistema único, garantindo que todos os dados sejam sincronizados em tempo real.
• Mapeie e documente processos: registre fluxos de entrada, conferência e aprovação de informações, detalhando responsabilidades e checkpoints de validação.
• Implemente validações automáticas: configure regras no sistema para checar CFOP, CST-IBS/CBS, alíquotas e bases de cálculo antes da emissão das NF-e.
• Realize auditorias internas regulares: agende revisões periódicas de amostras de notas fiscais e cadastros para identificar e corrigir inconsistências.
• Estabeleça indicadores de desempenho: monitore métricas como taxa de rejeição, glosas e tempo de correção de erros, ajustando processos conforme os resultados.
• Capacite a equipe continuamente: promova treinamentos sobre classificação fiscal, uso do ERP e procedimentos de governança de dados.
• Mantenha-se atualizado: acompanhe publicações oficiais e atualize prontamente as regras e tabelas fiscais no sistema.

Conclusão e convite: conte com nosso apoio e acompanhe o blog

Em meio às mudanças trazidas pelo IBS e CBS, contar com um suporte especializado faz toda a diferença. Na Nascontsp, oferecemos serviços de gestão tributária, legalização de empresas e declaração de Imposto de Renda que atuam de forma integrada para simplificar processos, reduzir riscos e manter sua empresa em conformidade com as novas regras fiscais.

Com nossa experiência, você ganha mais tempo para focar nas decisões estratégicas do negócio, enquanto asseguramos a consistência e a confiabilidade dos seus dados fiscais. Nossa meta é transformar obrigações complexas em rotinas ágeis e seguras, apoiando sua empresa em cada etapa dessa transição.

Fique por dentro das novidades do mundo tributário e das melhores práticas de governança de dados fiscais: acompanhe nosso blog semanalmente e mantenha sua empresa sempre atualizada.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: contador vira curador de dados fiscais