Apenas 291 Cidades Usam a NFS-e Nacional: Entenda o Desafio e as Soluções

O novo modelo nacional da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) foi adotado até agora por apenas 291 dos 1.472 municípios conveniados, segundo dados do Portal Contábeis. Com a obrigatoriedade prevista para janeiro de 2026, a Receita Federal convoca com urgência as 3.772 prefeituras remanescentes a iniciarem o processo de integração.

Esse padrão unificado visa substituir os diferentes formatos municipais, reduzindo custos de conformidade e simplificando a emissão, consulta e gestão das notas fiscais. Na prática, as prefeituras precisam assinar o convênio, integrar seus sistemas ao ambiente nacional e capacitar servidores para evitar multas, sanções e retrabalhos no prazo regulamentar.

Risco de Multas e Prejuízos: Prefeituras que Atrasam a Adoção da NFS-e Nacional

A partir de janeiro de 2026, todas as prefeituras devem emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica no padrão nacional. O não cumprimento desse prazo implica em penalidades previstas no convênio com a Receita Federal e na legislação tributária municipal, além de comprometer o fluxo de receita local.

Prefeituras que deixarem a integração para a última hora enfrentam:

• Multas diárias por descumprimento de convênio;
• Sanções administrativas, como bloqueio de informações no e-CAC;
• Retrabalho intenso para migrar sistemas e corrigir notas já emitidas;
• Custos extras com contratação emergencial de TI e consultorias;
• Riscos de falhas na fiscalização e perda de transparência nas receitas.

NFS-e Nacional: O que Realmente Muda na Emissão de Serviços

Com o modelo nacional da NFS-e, todas as prefeituras passam a utilizar o mesmo layout eletrônico e protocolo de comunicação. Isso elimina diferenças de formato e reduz a necessidade de adaptações específicas para cada município, beneficiando tanto o poder público quanto as empresas prestadoras de serviços.

Na prática, a unificação traz:

• Emissão única de notas fiscais: um sistema padronizado, disponível na plataforma nacional;
• Consulta centralizada: acesso em tempo real a todas as NFS-e emitidas, independentemente do município emissor;
• Gestão integrada: relatórios e dashboards consolidados, facilitando o controle das receitas de serviços;
• Interoperabilidade: troca de dados simplificada entre prefeituras e Receita Federal.

Além disso, a Receita Federal espera que essa padronização agilize processos de fiscalização e auditoria, forneça indicadores mais precisos de arrecadação municipal e reduza custos operacionais com desenvolvimento de sistemas locais.

Ao adotar o ambiente nacional, gestores, contadores e prestadores de serviços ganham mais transparência e segurança jurídica, cumprindo as obrigações tributárias de forma eficiente e sem fragmentação de procedimentos.

Passo a Passo para Aderir Até 2026

Para garantir a transição tranquila ao novo padrão nacional da NFS-e, siga este cronograma recomendado, distribuindo as atividades ao longo de 2024 e 2025:

• Assinatura do convênio – Conclua o acordo com a Receita Federal até dezembro de 2024. Esse documento formaliza a participação do município e é requisito para acesso ao ambiente nacional.
• Integração do sistema – Entre janeiro e junho de 2025, implante os ajustes técnicos necessários no software de emissão. Testes de envio e recepção devem ser feitos com ambiente de homologação.
• Treinamento de servidores – Até setembro de 2025, promova capacitações presenciais ou online para equipes de TI e fiscais municipais, abordando operações de emissão, consulta e gestão na plataforma nacional.
• Comunicação com contribuintes – De outubro a novembro de 2025, informe empresas e prestadores de serviços sobre as novas regras, disponibilize manuais simplificados e realize sessões de esclarecimento para reduzir dúvidas e evitar erros nos primeiros meses.

Seguindo esse roteiro, a prefeitura terá tempo hábil para resolver imprevistos, realizar testes adicionais e garantir a plena conformidade no início da obrigatoriedade, em janeiro de 2026.

Recursos e Suporte Disponíveis no Portal da NFS-e Nacional

A Receita Federal disponibiliza uma série de materiais e canais de apoio para facilitar a adesão e a operação da NFS-e Nacional. Esses recursos são gratuitos e podem ser acessados diretamente no Portal da NFS-e Nacional, no endereço gov.br/receitafederal/nfse.

Entre as ferramentas e conteúdos oferecidos, destacam-se:

• Manuais Técnicos: documentos em PDF com especificações de layout, protocolos de comunicação e exemplos de XML para emissão e cancelamento de notas.
• Vídeos Tutoriais: passo a passo em formato audiovisual, mostrando a configuração do sistema municipal e a execução de testes no ambiente de homologação.
• Treinamentos Online: webinares e cursos à distância, com instrutores da Receita, disponíveis na plataforma de ensino da RFB, mediante criação de login gov.br.
• FAQ e Suporte via e-CAC: perguntas frequentes sobre dúvidas comuns e chat de atendimento virtual pelo Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte.
• Ambiente de Homologação: sistema de testes que permite simular emissões e receber feedback imediato sobre erros de validação.

Para acessar, basta usar o login único gov.br, navegar até a área de Serviços › NFS-e Nacional e selecionar o item desejado. Assim, sua equipe poderá consultar guias, assistir a gravações e participar de turmas de treinamento, garantindo uma implantação mais ágil e segura.

Vantagens para Municípios, Empresas e Contadores

Com a adoção da NFS-e Nacional, diferentes atores saem ganhando. Confira os principais benefícios:

Para as prefeituras:

• Maior transparência no acompanhamento das receitas municipais;
• Controle fiscal aprimorado por meio de relatórios consolidados;
• Gestão eficiente das receitas de serviços com dashboards unificados;
• Diminuição de custos com desenvolvimento e manutenção de sistemas próprios;
• Facilidade na fiscalização e auditoria interna.

Para empresas e contadores:

• Redução de custos operacionais ao padronizar layouts e processos;
• Menos burocracia, com emissão única em um sistema nacional;
• Agilidade no cumprimento das obrigações fiscais em diferentes municípios;
• Integração simplificada com softwares de gestão e contabilidade;
• Maior segurança jurídica e conformidade tributária.

Como Podemos Ajudar na Transição para a NFS-e Nacional

Na Nascontsp, entendemos os desafios que a integração ao novo padrão nacional pode trazer. Por isso, oferecemos um suporte completo para simplificar cada etapa do processo e garantir conformidade fiscal:

• Gestão Tributária: acompanhamento de prazos, análise de legislação e orientações para ajuste de rotinas e sistemas;
• Legalização de Empresas: regularização cadastral e apoio na assinatura de convênios com a Receita Federal;
• Declaração de Imposto de Renda: preparação e envio de declarações considerando as novas obrigações acessórias relacionadas à NFS-e Nacional.

Com uma abordagem prática e personalizada, nossa equipe ajuda a evitar retrabalho, reduzir riscos de multas e garantir que suas equipes estejam preparadas para a emissão, consulta e gestão das notas fiscais no ambiente nacional.

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• Destaques das atualizações legislativas e prazos importantes;
• Dicas práticas de gestão tributária para reduzir riscos e custos;
• Orientações passo a passo sobre obrigações acessórias;
• Análises de impactos de novas normas para prefeituras e empresas;
• Ferramentas e recursos para otimizar processos contábeis.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse NFS-e: adesão atual é de apenas 291 municípios